Banyak cara / teknik / metode yang dapat digunakan untuk menjawab serangkaian pertanyaan tersebut, namun metode yang dianggap paling akurat untuk digunakan adalah Analisis Beban Kerja (Workload Analysis).

Metode analisis beban kerja yang akan diberikan menggunakan pendekatan kuantitatif dengan teknik penyelidikan waktu (time study). Dengan menganalisis waktu yang seharusnya dikonsumsi pemegang jabatan untuk melaksanakan tugas-tugas jabatannya sesuai dengan yang diharapkan dibandingkan dengan waktu efektif yang tersedia maka akan diperoleh nilai beban kerja (dalam prosentase) suatu jabatan / unit / perusahaan. Berapa kelebihan atau kekurangan jumlah SDM pada suatu jabatan/unit/perusahaan akan diperoleh dengan membandingkan kebutuhan jumlah karyawan yang optimum dengan jumlah SDM yang ada saat ini di jabatan/unit/perusahaan.

Implikasi dari hasil analisis beban kerja ini, selain pengurangan / penambahan jumlah SDM juga dapat berupa rekomendasi penyempurnaan job description, prosedur kerja (system operating procedure), restrukturisasi organisasi, dan pelatihan peningkatan competency SDM. Informasi lebih terinci mengenai hal-hal tersebut akan diperoleh dengan mengikuti workshop (Workload Analysis).

Tujuan Pelatihan Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) :

• Peserta dapat melakukan proyeksi kebutuhan tenaga kerja untuk periode tertentu.
• Peserta mampu menganalisa kemampuan tenaga kerja yang sekarang dan memenuhi kebutuhan yang akan datang.
• Peserta memahami kemungkinan perusahaan untuk melakukan pengurangan karyawan atau penyesuaian lewat transfer intern, ekspansi, atau manpower planning.

Materi Pelatihan Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) :

Sesi – 1 :

• Pengertian workload analysis (analisa beban kerja).
• Tujuan dan manfaat analisa beban kerja.
• Jenis-jenis beban kerja (jabatan, individu, unit kerja, dan perusahaan).
• Pendekatan dan metode dalam analisis beban kerja.
• Penyelidikan waktu (time study).
• Jenis-jenis tugas (pokok, tambahan, rutin, berkala, insidentil, lain-lain. ).

Sesi – 2 :

• Langkah-langkah pelaksanaan tugas.
• Waktu pelaksanaan tugas.
• Kelonggaran waktu (allowance).
• Beban kerja standar.
• Alat pengukuran yang digunakan.
• Teknik analisis data yang digunakan.

Sesi – 3 :

• Langkah-langkah pelaksanaan analisis beban kerja.
• Wawancara dalam analisis beban kerja.
• Perhitungan beban kerja jabatan, individu, unit kerja, dan perusahaan.
• Perhitungan kebutuhan jumlah SDM yang optimum.
• Perhitungan kelebihan/kekurangan jumlah SDM.

Sesi – 4 :

• Rekomendasi penyempurnaan job description dan SOP.
• Rekomendasi penyempurnaan struktur organisasi.
• Latihan wawancara analisis beban kerja.
• Latihan menghitung beban kerja dan kebutuhan jumlah SDM Optimum.

Metode Pelatihan Workload Analysis (Analisis Beban Kerja) :

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Presentation
• Discuss
• Case Study
• Evaluation

Peserta Pelatihan :

Pelatihan ini ditujukan bagi karyawan / staff dan supervisor dari berbagai fungsi/departemen khususnya dari fungsi perencanaan dan pengembangan SDM.

Trainer : Drs. Adil Kurnia, M.Psi. MM.

Psikolog dari UI serta mengikuti Program Magister bidang Manajemen SDM dan Profesi Psikologi bidang Industri & Organisasi. Saat ini beliau mengelola Konsultan SDM sendiri sekaligus sebagai Associate Consultant pada beberapa Konsultan SDM & Manajemen. Selama pengalamannya lebih dari 15 tahun baik sebagai konsultan maupun praktisi, beliau banyak memberikan jasa konsultansi, pelatihan dan rekrutmen untuk Departemen, BUMN maupun perusahaan swasta, antara lain Dephub, Depkeu, Deperindag, BPKP, Setjen DPR-RI, PT. Pelabuhan Indonesia, PT. Jasa Marga, PT. Asuransi Jasa Raharja, PT. Asuransi Ekspor Indonesia, PT. Telkom, Hotel Indonesia, Hotel Preanger, PT. Aerowisata, Bank Indonesia, Bank BNI, Bank Mandiri, Bank Bukopin, PT. Krakatau Steel, PT. Indonesia Power, PT. Pembangkitan Jawa Bali, PT. Kawasan Berikat Nusantara, PD. Pasar Jaya, PT. Matahari Putra Prima, PT. Indocement Tunggal Prakarsa, PT. Secure Parking, RS. Muhammadiyah. Dengan pendidikan dan berbagai pengalaman yang dimiliki, beliau sangat kompeten dalam memberikan bagaimana mendisain dan menuliskan job description yang tepat sesuai dengan jenis instansi/perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai dari penulisan job description.